SITUATION VS. PROBLEM
現狀回答「發生了什麼」，問題追問「為什麼會發生」
「利潤下降 10%」只描述了發生的結果，還不足以構成一個完整的問題陳述。現狀的任務，是對現況做出清楚、具體且有邊界的描述，包括相較於什麼基準、發生在哪個期間、集中在哪些產品或市場，以及差距的幅度與變化趨勢。
今年第二季營業利潤較去年同期下降 10%，其中約八成的差距集中在 A 產品與東南亞市場。
這項描述讓團隊先對現況形成共同認知。接下來的問題定義，不是立即列出所有可能原因，而是明確界定需要解釋的差距，以及分析結果要支持的決策。以此案例而言，核心問題可以定義為：
第二季營業利潤較去年同期下降 10% 的差距，主要來自哪些項目？各項目貢獻多少？其中哪些因素集中在 A 產品與東南亞市場，且可由管理層改善？
核心問題確立後，還需要進一步補足決策與執行脈絡，才能形成完整的問題定義。除了釐清「需要回答什麼」，團隊也需要明確知道分析結果由誰使用、何謂成功、分析與解法涵蓋哪些範圍、面臨哪些限制，以及可以依據哪些資料與證據。完成問題定義後，才進入問題拆解，先以一致的分析口徑量化差距來自哪些項目，再針對最重要的差距追查背後原因並形成待驗證假說。因此，整體順序是先描述現況、界定核心問題、補足決策脈絡與執行邊界，再進一步量化差距與分析原因，最後形成可支持決策的結論。在下一個段落，將沿用同一個利潤下降案例，示範如何透過六個要素完成問題定義。
SIX ELEMENTS, ONE PROBLEM STATEMENT
用六個要素界定利潤下降問題
今年第二季 A 產品與東南亞市場的營業利潤缺口主要由哪些因素造成？各因素的影響有多大？哪些可控因素應優先改善，才能在下一季縮小至少一半的利潤缺口，且不犧牲長期市占率？
- 01現況與背景：今年第二季營業利潤較去年同期下降 10%，其中約八成差距集中在 A 產品與東南亞市場。
- 02關鍵利害關係人：A 產品線負責人、東南亞區域營運主管，以及需要對董事會報告的財務長。
- 03成功的定義：在下一季結束前，將利潤缺口至少縮小一半，且不犧牲 A 產品在東南亞的長期市占率。
- 04解法範圍：聚焦 A 產品與東南亞市場的營收與成本結構，暫不涉及其他產品線或市場重配。
- 05執行障礙：在地團隊人力有限，部分成本資料尚未系統化整理，短期內不易取得完整數字。
- 06洞察來源：銷售與財務系統的交易數據、區域團隊訪談，以及主要競品的定價與促銷資訊。
QUALITY CHECK
SMART：檢查問題陳述是否足以支撐分析
好的問題陳述需符合 SMART 原則：具體、可衡量、導向行動、切題、有時限。缺少任一項，問題陳述往往還不足以支撐後續分析。
問題陳述必須具體，清楚指出對象、範圍與邊界，而不是模糊的通稱。
問題陳述 = 現況與背景 + 關鍵利害關係人 + 成功的定義 + 解法範圍 + 執行障礙 + 洞察來源